Размещение информации в ГИС ЖКХ для УК
Действующим законодательством РФ определено обязательно заполнение информации о деятельности этих организаций в единой государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства.
Среди основных данных, которые должны быть отражены в ГИС ЖКХ, следующие разделы:
- Администрирование. Содержит общую информацию об управляющей компании или ТСЖ: наименование, адрес, реквизиты, телефон диспетчерской службы, часы приема УК и ФИО руководителя.
- Объекты управления. Самый объемный раздел, в котором отражена подробная информация об обслуживаемых домах и их технических характеристиках. Есть, например, такие подразделы:
- Объекты жилищного фонда;
- Договоры управления;
- Приборы учёта;
- Голосования;
- Расчеты с РСО.
- Капитальный ремонт. Здесь всё про специальные счета и расходы по капитальным работам по каждому дому.
- Оплата ЖКУ. В разделе должны быть поступления по каждому лицевому счету.
А также УК работают со справочниками, отчетами и обращениями потребителей.
Информация, которую необходимо заполнить в ГИС ЖКХ, формируется в течение обычной деятельности УК. Поэтому, чтобы её получить, достаточно поднять текущую документацию и заглянуть в свою учётную программу.
Для наглядности мы составили таблицу, из которой можно понять, где брать информацию для разделов ГИС ЖКХ.
| Сведения в ГИС ЖКХ | Источник | |
| Об организации | Об организации
Карточка предприятия, уставные документы, ЕГРЮЛ | |
| Об обслуживаемых домах | Об обслуживаемых домах
Реестр лицензий, данные Росреестра, сведения об объектах жилого фонда из учётной программы | |
| О технических характеристиках домов | Технические паспорта, сайт «Реформа ЖКХ», акты весенне-осеннего осмотра | |
| О работах и услугах | Договор управления, устав УК, протоколы собраний собственников, планы работ, обсуждаемые с собственниками МКД, журналы аварийно-диспетчерской службы, сметы, акты выполненных работ. | |
| О начислениях и оплатах | Учётная система УК |
Если разносить информацию в ГИС ЖКХ системно, а не стихийно, определить правила обработки данных и хранения документов, обязанность станет привычным делом и не будет вызывать трудности. Не нужно будет каждый раз перед проверкой контролирующих органов искать, чего не хватает.
Например, взять за правило перед передачей протоколов собраний собственников в Госжилинспекцию отсканировать их и выложить в ГИС ЖКХ. А перед тем как печатать квитанции, загрузить данные о начислениях в систему.
Покажем на примерах, как это работает.
По закону в ГИС ЖКХ должны быть размещены все собрания собственников, даже старые. Чтобы обнаружить недостающие, нужно собрать в единой таблице все протоколы за все годы и сравнить их с теми, которые есть в ГИС ЖКХ.
Можете воспользоваться таким шаблоном таблицы:
Чтобы сканы документов хранились в системе, их нужно загрузить. Для этого в «Прикрепленные файлы» нажмите «Добавить файл».
В ГИС ЖКХ нужно размещать перечень работ и услуг, которые управляющая компания будет оказывать в течение года по каждому дому. Перед размещением информации в системе нужно определиться с перечнем и спланировать бюджет на год. За основу можно взять те работы, которые отражены в договоре управления и перенести их в таблицу.
Пример таблицы:
Далее в личном кабинете УК в разделе «Реестр перечней работ и услуг» разместите информацию по каждому дому.
После выполнения работы и оказания услуги это нужно отметить в системе . Заполните пустые графы с информацией о цене, объеме и количестве услуг и работ, нажмите кнопку «Разместить информацию». Это нужно, чтобы собственники и контролирующие органы могли видеть результаты работы управляющей компании.
Если вы работаете в программе 1С, в ней есть возможность вести списки работ и услуг и закладывать по ним бюджет на год. А потом автоматически загружать их в ГИС ЖКХ.
В разделе «Интеграция с ГИС ЖКХ» есть три подраздела, куда разнесите работы и услуги, запланируйте их и сделайте отметку о выполнении.
Чтобы внести список работ и услуг в 1С, нажмите на «Перечни работ и услуг» и внесите туда виды работ в соответствии с вашими источниками.
Узнайте, как создать эффективную систему учета в организациях ЖКХ
Далее на основании перечня работ и услуг можете занести информацию о планах. В разделе «Интеграция с ГИС ЖКХ» выберите «Учет планов работ и услуг» и разнесите количество планируемых работ и услуг по месяцам.
После выполнения работ или услуг зайдите в «Учет фактов работ и услуг» и заполните информацию о затратах и объемах.
Затем нажмите «Выгрузить данные» и появится эксель файл с данными. Этот файл нужно загрузить в ГИС ЖКХ. В личном кабинете УК выберите «Реестр перечней работ и услуг» и нажмите «Загрузить перечень».
Аналогично в 1С можно настроить выгрузку и для другой информации, которую обязательно нужно размещать в ГИС ЖКХ. В программе доступно два вида автоматической выгрузки:
- через шаблоны (он доступен каждой компании);
- через интеграцию (этот вид выгрузки платный).
Компания «СКАНД» поможет вам наладить работу с ГИС ЖКХ:
- Проведем аудит и выявим пробелы в размещении информации.
- Ответим на вопросы: что заполнять, где заполнять и где брать информацию.
- Возьмем на себя размещение недостающих сведений в систему.
