Организация и применение электронных документов после перехода на внутренний ЭДО в 2023 г. в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0
Приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н применяется с 01.01.2023 года, внутренний ЭДО при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственными (муниципальными) учреждениями.
Приказ от 28 июня 2022г. №100н применяется при ведении бухгалтерского учета учреждений с 1 января 2024 года, либо ранее если это предусмотрено учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета). Приказ № 100н применяется с 1 января 2023 года Федеральным казначейством при ведении бюджетного учета в рамках переданных полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений.
Приказ от 15 июня 2020г. № 103н О внесении изменений в приложения № 1 - 5 к приказу министерства финансов российской федерации от 30 марта 2015 г. 52Н «об утверждении форм первичных учетных документов». Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные настоящим приказом, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.
Каким организациям необходимо перейти на электронный документооборот
В 2023 года все без исключения госучреждения обязаны использовать в своей системе учета внутренний электронный документооборот и применять в работе электронные регистры бухгалтерского учета.
Таким образом, все учреждения государственной власти и субъектов Российской Федерации, а также подведомственные им территориальные органы, и другие организации, которые имеют дело с бюджетными средствами, должны выполнить внедрение внутреннего электронного документооборота для применения общих форм электронных бухгалтерских документов.
Особенности внедрения внутреннего ЭДО в бюджетных учреждениях
В приказе № 61н утверждены унифицированные формы первичных электронных документов бухгалтерского учета:
- Ведомость группового начисления доходов (ОКУД 0510431);
- Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ОКУД 0510432);
- Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ОКУД 0510433);
- Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ОКУД 0510434);
- Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ОКУД 0510435);
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ОКУД 0510436);
- Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счет (ОКУД 0510437);
- Решение о проведении инвентаризации (ОКУД 0510439);
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510440);
- Решение о признании объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510441);
- Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ОКУД 0510442);
- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ОКУД 0510445);
- Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ОКУД 0510446);
- Изменение решения о проведении инвентаризации (ОКУД 0510447);
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ОКУД 0510836);
- Ведомость начисления доходов бюджета (ОКУД 0510837);
- Ведомость выпадающих доходов (ОКУД 0510838).
- Акт приема-передачи объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510448);
- Накладная на внутреннее перемещение (ОКУД 0510450);
- Требование-накладная (ОКУД 0510451);
- Акт приемки товаров, работ, услуг (ОКУД 0510452);
- Извещение о трансферте (ОКУД 0510453);
- Заявка-обоснование закупки (ОКУД 0510521);
- Карточка капвложений (ОКУД 0509211);
- Карточка права пользования нефинансовых активов (ОКУД 0509214).
- Решение о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504512);
- Изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504513);
- Решение о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД 0504515);
- Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД 0504516);
- Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ОКУД 0504517);
- Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ОКУД 0504518);
- Отчет о расходах подотчетного лица (ОКУД 0504520).
В программе "1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8", (БГУ 2.0) реализован механизм внутреннего ЭДО, с помощью которого возможно осуществить документооборот, взяв за основу печатные формы документов.
Организация ЭДО через 1С:БГУ дает возможность выполнять подписание документов электронными подписями, что упрощает и уменьшает временные затраты на утверждение того или иного документа. Также для облегчения работы при выполнении настроек внутреннего ЭДО в 1С:БГУ применяют маршруты подписания, которые определяют очередность согласования, подписания и утверждения. Верно настроенные маршруты подразумевают, что документ должен быть полностью заполнен на момент отправки на подпись и далее никаких изменений в него не может быть внесено.
Компания СКАНД настраивает «под ключ» маршруты подписания электронных документов: от установки ЭДО внутри системы вашей организации до обучения сотрудников работе в программе. Проконсультироваться по внедрению внутреннего документооборота на вашем предприятии или задать возникшие вопросы по данной услуге вы можете по телефону: 8 (351) 210-35-96.
Функции внутреннего ЭДО в 1С Бухгалтерия версии 2.0
Внутренний электронный документооборот 1С:БГУ версии 2.0 имеет ряд полезных возможностей, с помощью которого можно:
Создавать электронные документы на основе печатных форм учетных документов;
- Организовывать хранение подписанных документов;
- Выполнять подписание электронных документов с применением электронных технологий;
- Настраивать маршруты подписания 1С ЭДО для утверждения документа разными должностными лицами;
- Отслеживать отправленные на подписание документы;
- Выполнять отказ от подписи, аннулировать, возвращать на доработку электронный документы, а также производить отмену указанных действий.
- Проверять актуальность подписанного документа с отображением отличий.
Если редакция вашей программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» все еще 1.0, вы можете воспользоваться услугой перехода с БГУ редакции 1.0 на редакцию 2.0 от компании СКАНД.
Этапы документооборота с применением электронной подписи в «1С:БГУ» ред. 2.0
Для наглядности рассмотрим движение в системе документооборота формы «Решение о прекращении признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) или Акты на списание».
Создание данной формы происходит Комиссией субъекта учета решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов. К таковым объектам относят основные средства, нематериальные активы, непроизведенные активы, материальные запасы.
Сначала происходит инвентаризация, в ходе которой устанавливается несоответствие фактического состояния характеристикам актива. Созданные инвентаризационные описи используются как основа для составления Решения уполномоченным лицом Комиссии.
Если в процессе инвентаризации определено, что объект не отвечает критериям актива и об этом есть запись в Инвентаризационной описи (ф. 0504087), - создается Решение (ф. 0510440).
Пример: 1. Создаем документ “Инвентаризация ОС, НМА, НПА”
2. Заполняем документ: решение о проведении инвентаризации, группы счетов, ответственное лицо, дату проведения, заполняем фактическое количество, статус объекта, целевую функцию, не соответствие (если необходимо)
3. Заполняем излишки , недостачи , если есть, в моем примере их нет
4. Выбираем комиссию с указанием кворума голосующих
5. Заключение комиссии, проводим документ
6. Создаем документ «Решение о прекращении признания активом»: заполняем документ,
выбираем основные средства для списания
7. Заполняем комиссию, голосуем
8. Выбираем бухгалтерскую операцию заполняем КПС, счет, КЭК, забалансовый счет (не актив)
9. Списание готово – бухгалтерская операция
Нюансы при работе с документом:
- Если физически объект существует, то изменяется его учетный счет, применяется документ Решение о прекращении признания активом.
- Если объект уничтожен или пропал в результате непреодолимых обстоятельств или ЧП, выполняется лишь списание его с баланса: для чего оформляется Акт о списании.
- Списание ОС вследствие стихийных бедствий (401.20.273) для снятия с учета транспорта. Операция дополняется созданием печатной формы Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105);
- Списание библиотечного фонда вследствие стихийных бедствий. Сопровождается версией в печатном виде Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144);
- Списание ОС, НМА, НПА вследствие стихийных бедствий (401.20.273). Эту форму необходимо дополнить Актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104);
- Списание потерь материальных запасов, пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных бедствий, катастрофы (401.20.273 – 105) с созданием формы в печатном виде Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).
В зависимости от основания осуществляется выбор документа, который необходимо сформировать в БГУ 2:
- Документ "Решение о прекращении признания объектов нефинансовых активов".
- Документ "Списание объектов ОС, НМА, НПА".
- Документ "Акт об утилизации ОС".
Когда объект не отвечает критериям актива, то первым делом составляется Решение о прекращении признания активом (ф. 0510440). После этого объект снимается с баланса и записывается на забалансовый счет 02. Далее оформляется Акт об утилизации (ф. 0510435), на основании которого основанием выполняются бухгалтерские записи по списанию с забалансового счета 02.
Когда утилизацию объекта произвести не представляется возможным (утерян или уничтожен ранее) и нет оснований, чтобы составить Решение (ф. 0510440), для оформления бухгалтерских записей берут за основу Акт о списании (например, при недостачах).
В списании движимого и недвижимого имущества, находящегося в федеральной собственности и закрепленного на праве оперативного управления за федеральными государственными учреждениями, существуют нюансы, которые закреплены в Положении об особенностях списания федерального имущества (утверждено Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 № 834).
В соответствии с данным нормативно-правовым актом списание имущества возможно только на основании Акта о списании. Документ должен иметь быть подписан комиссией и руководителем.
Когда необходимо согласовать списание объекта нематериальных средств с Учредителем или органом по управлению имуществом, вместе с формой 0510440 составляется Акт о списании. По данной форме не происходит проводок, так как объект уже списан.
Если у вас возникают трудности с внутренним документооборотом, напишите об этом нам. Мы найдем решение, которое вам поможет.
