Электронные трудовые книжки: чек-лист на 2020 год с изменениями

Отправка форм СЗВ-ТД в феврале – это ещё не всё. 2020 год всего лишь переходный этап к полноценному введению электронных трудовых книжек. До 31 декабря работодатель должен успеть сделать ещё много всего. Рассказываем

1. Ревизия и внесение изменений во внутренние документы организации – в течение года

Формально трудовая книжка может быть только бумажной. Её электронный эквивалент называется сведениями о трудовой деятельности. Именно поэтому в течение года надо привести в порядок множество локальных нормативных актов, принятых на предприятии.

Для начала вообще неплохо было бы провести ревизию таких документов, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников.

К ним относятся:

· Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. Если вам повезло и все сотрудники отказались от бумажного носителя, просто внесите соответствующие записи в книгу – том, что книжки выданы на руки под роспись. Потом можете убрать её подальше – скорее всего, больше она вам не понадобится.

· Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Название условно, потому что такой документ не является обязательным и может именоваться как угодно. Разумеется, когда его принимали, трудовые книжки были только бумажными, поэтому текст надо будет дополнить фразой о возможности электронной формы ведения записей.

· Трудовые и коллективные договоры. В некоторых трудовых договорах есть пункт о порядке ведения трудовых книжек. Внимательно прочитайте текст: не противоречит ли он новым правилам оформления трудовых книжек. При необходимости придётся менять формулировки, а потом всё переподписывать. А это надолго.

· Другие локальные нормативные акты и документы, где могут упоминаться трудовые книжки и порядок их ведения. Проверьте их и приведите в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

2. Уведомить всех сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбрать способ ведения записей о трудовой деятельности - до 31 октября 2020 г. (срок был продлён)

С этим пунктом всё ясно, форма уведомлений есть в программах 1С, нужно просто вывести на бумагу и у каждого собрать подписи. А вот где и как хранить эти заявления, пока не понятно.

С учётом реалий, связанных с дистанционным форматом работы, могут разрешить направлять такие уведомления по электронной почте и через другие мобильные и веб-сервисы,  в электронном виде или скан-копию бумажного документа.

3. Собрать со всех сотрудников заявления о способе выбора способа ведения трудовой книжки – до 31 декабря 2020 г.

Такое заявление оформляется в произвольной форме, её можно создать для своей организации самостоятельно или воспользоваться шаблоном из «1С:Предприятие 8».

Лайфхак от эксперта портала its.1c.ru: заявления о способе ведения записей о трудовой деятельности можно собрать со всех в декабре 2020 года, чтобы до 15 января 2021 года отчитаться перед ПФР по этому пункту и одновременно подать данные по всем сотрудникам по состоянию на 1 января 2020 года.

4. Выдать на руки трудовые книжки тем, кто выбрал только электронную форму, – в течение года

Как только работодатель получил от работника заявление о намерении полностью перейти на электронную трудовую книжку, этой датой нужно внести последнюю запись - о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). После этого книжка выдаётся на руки, и организация освобождается от ответственности за хранение и ведение документа.

Но если сотрудник решил сохранить трудовую книжку «в корочках», то работодатель должен будет вести записи в электронном виде и дублировать их на бумажном носителе. И это право сохранится за гражданином и при трудоустройстве к другим работодателям. Отказаться от бумажной книжки можно будет в любой момент.

Если по какой-то причине в течение 2020 года сотрудник так и не уведомил своего работодателя о выборе способа ведения записей о трудовой деятельности, то за ним по умолчанию сохраняется право на двойное ведение: на бумажном носителе одновременно с электронной формой.

Такими уважительными причинами могут быть, например, временная нетрудоспособность или длительный отпуск. Такие отсутствующие на рабочем месте специалисты смогут сделать выбор и после 1 января 2021 года. Такое же право сохраняется и за теми, кто, имея трудовую книжку, не будет состоять в трудовых отношениях по состоянию на 31.12.2020.

У вас возникли проблемы с обновлением программы "1С:Зарплата и управление персоналом"? Причины могут быть самые разные. Чаще всего это связано с тем, что на компьютере установлена взломанная версия. Для того, чтобы вам помочь, мы должны разобраться. Чтобы купить лицензионные программы "1С:Предприятие8", заказать апгрейд, перенос данных, выезд консультанта или другие услуги, звоните в отдел продаж компании "Сканд"  (351)729-85-10